BMG biên soạn · Cập nhật 30/10/2026 · Hướng dẫn quản lý nội bộ
Một bản vẽ được gửi qua email, nhóm chat và thư mục chung có thể xuất hiện với nhiều tên khác nhau. Nếu đội thi công mở nhầm bản cũ, việc đối chiếu hiện trường và hoàn thiện hồ sơ sẽ mất thời gian, ngay cả khi bản đúng đã được phát hành.
Quản lý phiên bản bản vẽ PCCC cần thể hiện được ba điều: bản nào đang dùng cho công việc cụ thể, ai phát hành và bản nào đã được thay. Không nên chỉ dựa vào ngày sửa file trên máy tính vì ngày đó có thể thay đổi khi sao chép.
8 trường thông tin cần quản lý
| Thông tin | Gợi ý ghi | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Mã bản vẽ | Theo bộ hồ sơ | Giữ nguyên mã gốc để đối chiếu khung tên. |
| Tên bản vẽ | Mặt bằng, sơ đồ, chi tiết | Mô tả rõ khu vực hoặc hệ thống. |
| Lần sửa đổi | Rev theo tài liệu | Không tự gán phiên bản chưa có trong hồ sơ. |
| Ngày phát hành | Theo phiếu phát hành | Phân biệt ngày nhận file và ngày phát hành. |
| Mục đích sử dụng | Tham khảo, thi công, hoàn công… | Ghi theo trạng thái được xác nhận của hồ sơ. |
| Người phát hành | Đầu mối có trách nhiệm | Lưu email hoặc phiếu gửi kèm. |
| Bản thay thế | Mã phiên bản trước | Chỉ rõ quan hệ giữa bản mới và bản cũ. |
| Nơi lưu | Một đường dẫn thống nhất | Hạn chế nhiều thư mục đều được gọi là bản cuối. |
Ví dụ áp dụng
Ví dụ minh họa: đội hiện trường đang giữ file “BC_tang2_final.pdf”, sau đó nhận “BC_tang2_final_moi.pdf”. Thay vì chỉ đổi tên, người quản lý ghi mã bản vẽ, lần sửa, ngày phát hành và nội dung thay đổi vào bảng. Phiên bản cũ chuyển sang mục lưu trữ, không còn nằm cùng nhóm hồ sơ đang dùng.
Các bước thực hiện
- Chọn một nơi phát hành hồ sơ chính và phân công người cập nhật danh mục.
- Đối chiếu thông tin trên khung tên với phiếu gửi trước khi đánh dấu bản đang sử dụng.
- Thông báo cho các bên liên quan khi phát hành bản mới; ghi lại việc đã tiếp nhận.
- Thu hồi hoặc đánh dấu rõ bản cũ ở các vị trí làm việc để tránh tiếp tục dùng nhầm.
Ví dụ danh mục phát hành
BC-T2 | Mặt bằng báo cháy tầng 2 | Rev: theo khung tên | Mục đích: theo phiếu phát hành | Bản thay thế: ghi rõ mã
Có thể chia thư mục thành Đang sử dụng, Chờ làm rõ và Lưu trữ. Việc chuyển file giữa các thư mục cần phản ánh trạng thái thực tế đã được xác nhận; tên thư mục không tự tạo ra giá trị phê duyệt.
Những lỗi cần tránh
Không sửa nội dung kỹ thuật hoặc dấu xác nhận trong bản vẽ chỉ để đồng bộ hình thức. Mẫu quản lý phiên bản không thay cho quy trình phê duyệt hồ sơ. Khi hai nguồn tài liệu mâu thuẫn, ghi nhận điểm cần làm rõ và chuyển đúng người phụ trách chuyên môn.
Mẫu Excel BMG và cách tùy chỉnh
Trong file danh mục hồ sơ nghiệm thu BMG, tạo một nhóm bản vẽ và thêm các cột mã, lần sửa, mục đích phát hành, bản thay thế. Giữ liên kết tới file thực tế để người nhận không phải tìm trong lịch sử trò chuyện.
Mở mẫu Excel BMG trên Google Drive
Đây là mẫu nền: BMG_Danh_muc_ho_so_nghiem_thu_PCCC.xlsx. Tải một bản riêng rồi bổ sung các cột trong bài. Xem hướng dẫn sử dụng mẫu. Mẫu quản lý nội bộ không thay thế hồ sơ hoặc biểu mẫu bắt buộc của cơ quan có thẩm quyền.
Câu hỏi thường gặp
Có xóa hoàn toàn bản vẽ cũ không?
Nên có khu lưu trữ riêng với quyền truy cập phù hợp để truy vết quá trình thay đổi. Bản cũ cần được nhận diện rõ là đã thay thế, tránh để người dùng hiểu đó là bản hiện đang phát hành.
Có thể dùng mẫu cho nhiều công trình không?
Có thể tạo một bản riêng cho mỗi công trình, dùng mã nhận diện nhất quán và phân quyền đúng người phụ trách. Kiểm tra lại cột dữ liệu, phạm vi công việc và quy trình thực tế trước khi dùng; không để hồ sơ của một công trình xuất hiện trong thư mục chia sẻ cho công trình khác.
Cần thống nhất hồ sơ và phạm vi bảo trì?
Gửi BMG loại công trình, địa điểm và nhóm hệ thống đang quản lý. Hai bên sẽ trao đổi phần hồ sơ có sẵn, nội dung cần làm rõ và bước khảo sát phù hợp.
Các ví dụ trong bài dùng để minh họa cách quản lý hồ sơ, không phải bằng chứng về công trình đã thực hiện.