Danh mục hồ sơ nghiệm thu PCCC: file Excel theo dõi của BMG

BMG biên soạn · Cập nhật 30/10/2026

Hồ sơ nằm rải rác trong email, nhóm chat và máy tính của nhiều người rất khó kiểm soát. Đến lúc rà soát, người phụ trách thường phải hỏi lại: còn thiếu tài liệu nào, ai đang giữ bản mới nhất và mục nào chưa được đối chiếu? BMG biên soạn mẫu Excel này để gom các câu trả lời vào một bảng theo dõi.

Mẫu này giúp bạn quản lý việc gì?

Bảng tập trung vào tiến độ chuẩn bị và đối chiếu tài liệu. Mỗi dòng có mã hồ sơ, nhóm công việc, nội dung cần theo dõi, phạm vi áp dụng, người phụ trách, hạn hoàn thành, trạng thái và nơi lưu bằng chứng. Người tiếp nhận có thể lọc theo người phụ trách hoặc trạng thái để tìm đúng việc cần giải quyết.

Đây là mẫu quản lý công việc của BMG. Danh sách gợi ý không có nghĩa mọi công trình đều phải có toàn bộ các mục, cũng không phải danh sách đủ để kết luận công trình đã đáp ứng mọi yêu cầu nghiệm thu. Phạm vi thực tế cần được xác định từ hồ sơ dự án và yêu cầu đang áp dụng.

Các nhóm hồ sơ trong file

Cách dùng file trong một buổi rà soát

1. Chốt phạm vi trước: nhập tên công trình, người cập nhật và ngày cập nhật. Đọc từng dòng gợi ý; xác định “Có”, “Không” hoặc “Chưa xác định” ở cột áp dụng. Nếu không áp dụng, ghi lý do ngắn gọn.
2. Giao một đầu mối cho mỗi mục: ghi tên người phụ trách và hạn hoàn thành cụ thể. Một đầu mối có thể phối hợp với nhiều bên, nhưng bảng cần cho biết ai tổng hợp kết quả.
3. Gắn tài liệu có thể tìm lại: ghi đường dẫn thư mục nội bộ hoặc vị trí bản giấy. Nếu tài liệu có nhiều phiên bản, bổ sung mã và ngày ban hành ở phần phạm vi hoặc ghi chú.
4. Cập nhật theo bằng chứng: dùng “Cần bổ sung” khi thiếu; “Chờ đối chiếu” khi đã có nhưng chưa rà soát; chỉ chuyển sang “Đã đối chiếu” sau khi người được giao xác nhận.

Ví dụ minh họa: hồ sơ bản vẽ hoàn công đã được gửi nhưng danh mục chưa khớp với các bản đang lưu. Khi đó nên để “Chờ đối chiếu”, ghi rõ phần cần kiểm tra và người xử lý. Việc đã nhận một email chưa đồng nghĩa hồ sơ đã hoàn tất.

Ba điểm nên kiểm tra trước khi gửi hồ sơ

• Mã tài liệu và phiên bản trong bảng có khớp với file thực tế không?
• Các mục không áp dụng đã có lý do và người xác nhận phạm vi chưa?
• Người nhận có mở được tài liệu cần xem, hay đường dẫn đang bị giới hạn quyền?

Câu hỏi thường gặp

File này có thay thế biên bản nghiệm thu không?

Không. File là mục lục theo dõi công việc và hồ sơ. Biên bản, kết quả kiểm tra hoặc giấy tờ theo yêu cầu áp dụng vẫn phải được lập, rà soát và xác nhận riêng.

Tại sao số mục “Đã đối chiếu” vẫn bằng 0?

Bộ đếm chỉ tính dòng có nội dung, được chọn “Có” ở cột áp dụng và có trạng thái “Đã đối chiếu”. Những dòng còn chưa xác định phạm vi không được tính là đã hoàn tất.

Có thể dùng cho nhiều công trình không?

Có. Tạo một bản sao cho từng công trình, đặt người chịu trách nhiệm cập nhật và dùng thống nhất một nơi lưu bản đang làm việc. Khi chia sẻ lại mẫu trống, giữ dòng “BMG biên soạn”.

Mẫu làm việc do BMG biên soạn. Tùy chỉnh theo hồ sơ công trình, quy trình và yêu cầu áp dụng trước khi sử dụng. Khi chia sẻ lại mẫu trống, giữ thông tin nguồn BMG.